ÇOK ÇOK ÇOK ÖNEMLİ, HERKES OKUMALI: Sevgili Arkadaşlar, Resmi yazışma ve şikayetlerde doğru mail adreslerinin bulunması ve konması, sorunun ve talebin kolay anlaşılır, net ve en kısa biçimde anlatılması, gereksiz tekrarlar olmaması yazının etkisini büyük ölçüde artırıyor.
Bu bağlamda aşağıdaki YAZIYI DİKKATLE OKURSANIZ sevinirim.
Nesrin Çıtırık/ HAYTAP Başkanı
___________________________________
1. YAZILARIN BİMER'E GÖNDERİLMESİ: Öncelikle, ekli görselde olan [email protected] ve [email protected] adreslerini mutlaka rutin olarak tüm yazılarımıza ekleyelim. Bu adreslere gönderilen yazılar mutlaka İŞLEME ALINIYOR ve ilgili kurumlara yollanıyor. (Görsel üzerinde örnek yazışma var)
2. BELEDİYE İLE YAZIŞMALAR:
a) Belediyelere olan yazılarımıza, kime yani to kısmına, bulabilirsek başkanın özel mail adresini, özel kalem adresini ve belediyenin genel adresini ekleyelim. Belediye web sitesinin içine girip, müdürlükleri, encümen ve meclis üyelerini, başkan yardımcılarının da linklerini tıklayıp eğer yazılmış ise onların da mail adreslerini bulup, CC yani BİLGİ kısmına ekleyelim. Belediye mensuplarının da sorunları bilmesi destek açısından önemli. Belediyelerin ETİK kurulları ve TEFTİŞ kurulları adresleri de eklenmeli.
b) Her belediye yazısına, o şehrin bağlı olduğu Orman Su İşleri Bölge Müdürlüğü ve İl Müdürlüğünün mail adresleri konmalı. Ayrıca durum ciddi ise ve yerel müdürlükten bilgi alınamıyorsa, Orman Su İşleri Bakanlığının mail adresleri de konmalı. (Bu adresler hazır olarak yazının altında)
c) Eğer ilçede iseniz kaymakamlık, ilde iseniz valilik mail adresleri de konmalı. Eğer bulabilirseniz özel kalem, Valilik Mahalli İdareler Müdürlüğünün de mail adresini koymalısınız.
d) Sorun GENEL ve KRONİK ise ve yazılarak da çözüm gelemiyorsa, o zaman o şehirde bulunan bütün yazılı ve görsel basının, internet haber sitelerinin de mail adresleri tek tek linklere girilerek bulunup eklenmeli. Google da o şehrin isimini yazıp basın kuruluşları, internet haber siteleri gibi yazarsanız adresler ve linkler çıkıyor. Basın çok önemli.
e) Yine GENEL ve KRONİK sorunlarda, o şehirde bulunan tüm kurumlar, kuruluşlar, sanayi odaları, ticari kuruluşlar, üniversiteler, büyük fabrikalar, okullar, firmalar, STK lar, vakıflar, kalkınma ajansları, belediyenin kardeş olduğu yabancı şehirler, başka şehirlerde yaşayan oralı işadamları yani aklınıza gelen tüm adresleri bulup yazıya eklemelisiniz. Bu KAMUOYU oluşturmaktır.
f) Belediyenin ve başkanın direndiği durumlarda, milletvekilleri, parti il ve ilçe merkezleri, partinin genel merkezi adresleri de yazıya eklenmeli. Hayvan hakları savunucuların adresleri de CC BİLGİ kısmına konacak.
3. VALİLİKLER, BAKANLIKLAR ve DİĞER RESMİ KURUMLAR İLE YAZIŞMALAR: Kurumun özel kalem ve kurumsal mail adresi TO KİME kısmına konacak. Şikayet edilen kurumun da mail adresleri BİLGİ CC bölümüne konacak. Yine aynı şekilde kurumların müdürlüklerinin de bütün adresleri bulunmaya çalışılacak. Burada da eğer sorun kronik ve ciddi ise, tıpkı belediyelerde olduğu gibi başta basın olmak üzere tüm kurumların adresleri aynı sistemde eklenmeli.
4. YAZILARDA BİÇİMSEL DÜZENLEME: Yazının en başına Konu kısmı açılıp, bir cümle ile talebimiz veya şikayetimizin ne olduğu yazılmalı. Altına da İLGİ İÇİN diye ikinci bir satır açılıp, mailin bilgilendirme için yollandığı resmi kurumların isimleri bakanlık, valilik, belediye, müdürlük vs vs yazılmalı. Yani yazıyı gören kimse ilk bakışta bir cümlede ne için yazıldığını yani sorunu ve nerelere gönderildiğini görmeli.
5. MAİL ADRESLERİNİN DOĞRULANMASI İÇİN DENEME GÖNDERİSİ:
a) Web sitelerinden adres bulunurken mutlakA müdürlükler ve departmanların linklerine girilip detaylı mail adresi bulunmaya çalışılacak. Basın veya bir kurum adresi aranırken, Google a girilip, örneğin "Erzincan Basın Kuruluşları" gibi arama cümleleri yazılıp çıkan linklerden mail adresleri bulunacak.
b) Bunlar virgül ile yan yana dizilip, yeni bir mail sayfası açılıp, bu MAİL ADRESLERİ bcc yani GİZLİ yazan yere yapıştırılacak. (Bunun sebebi mail gönderilen kişilerin birbirlerini görememeleri) To yani kime kısmına da kendi adresimiz yazılacak. Konu kısmına da ADRES İÇİNDİR diye yazılacak. Mail gönderilecek.
c) Yanlış olup da dönen adresler elimizdeki listeden çıkartılacak. Doğru ve güncel adreslerden oluşan MAİL GÖNDERİ listemiz hazırlanmış olacak.
